怎样做好协调工作

怎样做好协调工作

善于协调关系是领导者应具备的基本素质，也是一个基本的工作方法。领导者能否取得事业的成功，在很大程度上取决于其是否掌握了协调关系的方法艺术。那么，协调的方法通常都有哪些呢? （一)确立清晰的思路。协调每一件事情，都要根据协调的内容和具体要求，把握住基本点，制订周密详细的协调计划，确立清晰的协调思路，研究协调中可能遇到的问题及对策。要做到心中有数，就要用联系的、发展的观点来看问题，承认差异，照顾个性，具体情况具体分析。心中有了数，工作才能有条不紊、忙而不乱，达到最佳状态。 (二)投入真挚的情感。在协调工作中，领导者的情感能对下属产生直接的影响。因此，领导者在整个协调过程中都要投入真挚的感情，使协调对象能够感觉到你的真诚，从而与你相互理解、达成共识。 (三)保持冷静的心态。领导者首先要沉着冷静，要认真听取别人的意见，对于正确的意见，要及时采纳，使自己的协调计划更加完善；对于不正确的意见，也要保持正确的态度，有理、有据、有节地进行辩驳。领导者在协调时要心底无私、态度诚恳。此外，领导者还要心胸宽广，尤其是在被别人误解时，要进行主客观多方面的分析，不要认为是人家和你过不去而对人产生成见。“海纳百川，有容乃大”，做到了这一点，协调才能有成效。 转载二则，供参考。看似简单的协调工作，不同的人办起来效果却不一样。怎样才能搞好协调，笔者结合自己工作实际谈几点浅见。一要摆正位置。机关人员是领导的助手，是干具体工作的。基本职能是出谋划策，对党委和领导负责，为基层服务，抓落实，抓反馈。基本规律是承上启下，有承办工作的责任，无决定问题的权力。基本特点是接触面广，工作量大，时间性强。基本要求是掌握情况准确，建议符合实际，工作细致到位，作风雷厉风行。在日常工作中，不能把领导机关的威信、能力和水平，误认为是自己的威信、能力和水平；把本系统、本行业和分工负责指导的工作成果，误认为是自己的成绩、自己的功劳、自己的政绩。作为机关人员，要甘当无名英雄，甘于吃苦受累，摆正自己的位置。对领导要诚实、积极，对同事要谦逊、热情，不能以领导的名义处事、压人，更不能以领导的名义处理个人私事，有时工作上必须采取命令式下达，也要把握好度，使基层执行起来严肃认真，又不致于产生逆反情绪。二要提高素质。首先，要有很好的思想素质。也就是说要有高尚的人品。有德有才，才有威信，靠人格的力量开展工作。其次，要有较高的政策水平。政策水平的高低决定协调工作的质量，也决定着抓落实的质量。作为机关人员要认真学习党和国家的有关方针政策及法规制度，熟悉和掌握上级的指示、要求和机关各部门的职责，了解事情的来龙去脉、前因后果和处置的惯例。再次，要有较强的信息获取能力。善于收集各种信息资料，掌握工作的主动权。三要融洽关系。建立良好的工作协作关系，是减少内耗，提高工作效率和工作效益的基础。好的内外环境和协作关系，指的是在共同目标下建立起来的健康向上的关系，而不是相互利用的庸俗关系。与领导的关系，首先是服从，同时也有劝谏的责任。智者千虑，必有一失。当机关人员的不能看着领导明明把问题处理错了，也不吱声，要敢于直谏。与机关部门之间、同事之间，要相互多通报情况，以求得各方面的支持；有了空当，要主动补位；出了问题要高姿态，主动承担责任；取得了成绩要相互谦让，荣誉面前少伸手。与下级的关系，督促检查工作要严格按规定和标准办事，实事求是，不夸大成绩，也不掩盖缺点。对基层存在的困难，要及时想办法、出主意。同时，要有不耻下问的精神，把事情的来龙去脉搞清楚，提出符合实际的建议。四要正规程序。按职责办事，按程序办事，是做好协调工作最基本的要求。机关人员请示汇报工作，传达领导的指示，要严格按规矩办事，及时、按级、按程序、按分工请示报告，对领导的指示、批示的落实情况要及时反馈。同一项工作，如果主官与主管领导意见不一致时，要按主官的指示办；分管领导与其他副职意见不一致时，要按分管领导指示办。当协调涉及到两个部门之间的问题时，要多直接协商解决。五要找准焦点。找准焦点包括两个含义：一是对事，就是抓住主要工作或中心工作，突出重点，把握关节，就是我们常说的抓主要矛盾。二是对人，就是抓住关键性人物。做好他们的工作，对协调顺利与否有很大作用。在协调工作中，除领导者外，还有一些起着骨干核心作用的人员，在机关和基层有着相当的影响力，通过这些关键性的人员，既容易解决问题，又可以通过他们做好疏通工作，使协调工作顺利进行。如何做好协调工作一、必须遵循协商办事的原则一要把握身份，不以势压人。把握身份，动之以情，晓之以理，以情感人，以理服人，在协调工作中是十分重要的。如果只凭自己是县委办公室的工作人员，居高临下，盛气凌人，甚至以势压人，不理解部门单位的难处，不仅无助于问题的解决，反而会使矛盾激化。二要公正处事，不偏心偏爱。在日常工作中，上级与下级，部门与部门之间出现意见或分歧是难免的。在协调这类问题时，应依据分歧的客观情况，从维护大局、有利于工作出发，客观公正地协调，决不能从个人好恶出发，厚此薄彼，偏心偏向。在领导决策与部门认识不一致时，只要不是原则问题，就不能一味强调“不折不扣”，压着部门去办；也不能违背领导意图，走所谓“群众路线”，而应当把领导的指示与客观实际结合起来，把对县委领导负责与对部门单位负责两者统一起来，在充分协商的基础上搞好“微调”，从而既保证县委领导意图的落实，又符合客观实际，能够被群众所接受。如果领导决策与客观实际出入较大，可将实际情况和部门单位建议及时向领导反馈，以便调整决策。当部门与部门之间发生矛盾需要协调沟通时，办公室应认真听取各方的意见，从中找出“共同点”，并以“参谋”的角色，提出容易被双方接受的意见和建议，使他们逐步取得共识，以达到令人满意的结果。 三要诚实为本，不欺骗他人。协调时，要光明磊落、实实在在，一是一，二是二，不耍小聪明，不玩弄权术。否则，最终会将协调的后路堵死。现实生活中，有这样一种现象，有的秘书工作者牵头承办一项重大活动，开始协调的时候，因为需要别的部门出人、出钱、出物，就陪着笑脸与大家商量，一旦大功告成，往往独揽功劳，翻脸不认人。这种过河拆桥的做法，不仅不利于调动方方面面的积极因素，也有损办公室的形象。在与同级部门进行工作协调时，首先要想一想自己能够做些什么，怎样才能为对方完成工作创造便利条件；在与下级部门协调时，首先要想一想怎样帮助下级解决困难，是不是理解了下级的苦衷，是不是调动了下级的积极性。二、必须处理好两个关系一是指令性与协商性的关系。指令性是领导已有明确的意见和要求，没有特殊情况必须遵照执行。协商性是根据领导意图，可以与有关方面商量，提出解决问题的意见和办法。在实际工作中，单靠指令性打旗号，发“指示”，以硬碰硬，往往使对方难以接受，达不到协调的最佳效果；而光有协调性，一味地妥协退让，就会失去本身的权威，协调也不可能成功。只有二者结合起来，做到刚柔相济，软中有硬，才能达到最佳效果。因此，在协调上首先要立足于领导权威，明示领导意图，引起协调对象思想上的重视。其次，多做“台下”工作，协调前先找协调对象交换看法，下点“毛毛雨”，提前把准备工作做好。再次，要以商量为主，态度谦和，努力创造一个宽松和谐的环境。协调过程中，要认真听取对方的意见，不做简单肯定和否定，主动想办法、指路子，除紧急事项外，一次协调不成，要进行多次努力，不急于向领导汇报，避免造成矛盾，不利于问题的解决。二是原则性与灵活性的关系。在实际工作中，解决问题都有一个必须遵循的基本准则或达到的标准，也就是原则性。而解决问题的策略和手段就应当活一些，讲究策略，针对新情况，善于修正原有的设想，在不影响大局，又不违背原则的情况下，要注意听取各方面的有关意见，采取灵活办法或采取适当的让步，达到预期的最好效果。三、必须强化主动办事的意识一是未雨绸缪，准备预案，确保协调的超前性。办公室只有不断提高超前思维能力，才能把握协调的主动权。对一个时期和一个阶段的工作，从上级指示要求、本级机关工作内容到所属单位工作动态，以及领导当前思考的问题、思路等，都要进行全面的考虑和思索，从中预测出下一步工作形势的发展变化及可能要做的协调工作。二是信息畅通，确保协调的及时性。信息沟通是整个协调工作的主线，任何协调无不以信息为依据，达到认识的统一和行动的一致。办公室要了解和收集各部门单位的工作动态和短期内的工作安排，为领导安排近期工作和调整各部门之间的工作提供依据；传达和通报领导的指示和各部门的工作进程，使各部门了解整个机关工作的全局，明确自己所负责的工作与全局是否协调，并以领导指示和各部门工作情况为向导，调整和确定自己的下一步工作。四、探索科学的方法一要讲究语言艺术。语言是协调的重要媒介和基本载体。协调工作能否顺利进行，语言艺术是关键。得体的语言既能简明扼要地表达自己的意图，又能使对方愉快地接受协调。要发挥好语言在协调中的作用，除加强语言修养外，在应用中还要注意三点：一是要区别对象。协调需要区别对象选择适宜的说辞。要根据协调对象的地位、职业、经历、文化素养和性格特点等，采取不同的表达方式。如果不管对方是谁，都用一种方法去说服，就很难顺利达到协调的目的。二是要注意态度。协调要慎用指令性语言，多用商量的口气，即使传达上级的指示、转达领导交办的事项，也不要口气太硬。在一般协调场合，更要注意语言平和、态度随和。三是要把握分寸。语言基调应该多用征询的口气，要用“建议”、“是不是”、“可以不可以”等带征询色彩的语言。但又不能放弃原则。二要做到灵活应变。一是因人而异。一般来说，协调时对老同志要尊敬，对新同志要和蔼；对熟悉的同志可以随便一些，对不熟悉的同志要正规、谨慎一些；对工作积极主动的，要充分信任，不可层层加码；对工作比较拖拉的，要经常提醒，加强督促。总之，要根据不同人的不同特点，有针对性地进行协调。二是因事而异。不同的事情要用不同的方式。对大家普遍关心的问题，应公开处理，通常影响到多大范围，就在多大范围内处理。对不宜公开的事情，如协调人事关系等，应运用个别协调方式，范围越小，效果越好。对涉及多个部门的具体问题，采取现场办公的协调方式比较好。三是因时而异。就是说，协调要注意捕捉时机。比如领导正在思考某个重要问题或某项重要工作该如何办理，这时你如果提出符合领导意图的协调意见，就很容易被领导接受。再一点，领导情绪比较好的时候，也是协调的最佳时机。对下协调则要善于捕捉时机，善于“借东风”和顺水推舟。比如一个重要问题需要协调解决而遇到难题时，这时正好开了个会，领导有了明确的指示；或上级下发了个文件，有了明确的规定；或某个领导作了批示，有了明确的要求等，这些有利于促进问题解决的时机，不要轻易错过。