电话接听中必须掌握的技巧？

电话接听中必须掌握的技巧？

职场中如何掌握接电话的四大技巧　　当代社会生活中，电话已成为商业联络的一个重要工具。在职场中正确地利用这一工具，可以给工作带来许多便利，减少很多麻烦。那么在接听电话时应注意哪些呢?下面是深圳口才学校小编为您整理的职 场中如何掌握接电话的四大技巧，让我们一起来看看吧。　　1.职场中接电话的技巧之一：不能以随便的态度通话　　虽然电话交流的媒介是你的声音，但你的情绪、语气和姿势都可能透过声音的变化传达给对方。所以，千万不要觉得接听电话是很随便的。　　2.职场中接电话的技巧之二：不要因失礼而造成误会　　由于电话中没有肢体语言的辅助，因此要确定你得到的信息是否正确不是易事，因为这将全靠听力。为了避免一知半解、遗漏信息，听电话之前备好纸笔，以便随时摘记要点。听的时候不光要听对方说，还要注 意他的说法，从声音之中收获一些信息。　　同时，接电话时一定要礼貌。职场上许多不愉快和纠纷就是来自于失礼的电话应答。由于电话中不认识的双方无法看到对方的表情、手势也没有办法把握氛围，因此，常会导致许多误会的发生，造成意外的麻烦 。　　假如在电话中产生了误会，应该直接见面道歉。深圳口才学校小编举例：例如，接线的人忘了转达主管人员必须回的电话，客户等了好久，却始终没有接到对方打来的电话，只好再打一次，而这回刚好是 主管接的电话。　　假如你是主管，一旦知道对方生气的原因，就应该立即前往道歉，说声:“真是对不起!秘书工作疏忽了，竟然忘了告诉我。”然后你可以再加上几句:“希望你能常打电话指教，诚心欢迎啊!”诸如此类的话，可 以解释清楚没回电话的原因，客户一定会理解你的。　　3.职场中接电话的技巧之三：不要因粗鲁怠慢他人　　接转电话其实是一场隐形的商谈，切不可厚此薄彼。如果你正好接了某个电话而客户要找的人又不在，则应该负责转达。对待客户的态度一定要耐心细致，和蔼有礼，不要毫不专心，粗鲁无礼。　　一个客户打电话找经理，打了三次，都没能联络上。客户第四次打电话进来，接电话的人只是漫不经心地看了看经理的座位就回答客户说:“出去了!不知道什么时候回来!”　　说话口气一点都不礼貌，很不耐烦。这时，对方往往会火冒三丈:“你想我打多少次电话?刚才就不在，现在又说不知道上哪儿了，又让我等着，你们到底想干什么?”　　事实上，这并非全是接电话者的错，因为前三次电话并不是他接的。但是对方打前三次电话，都没有找到经理，接电话的人又没有转告经理，对这件事也没有进行处理。客户第四次打电话又受到冷遇，认为接电 话的人缺乏诚意，自然火冒三丈。　　正确的方法应该是这样:接到电话，应首先客气地问一句:“请问有什么事?”或“要不要请他给你回电话?”等表示积极负责的礼貌用语，对方才会心平气和和你交谈。　　因为电话中的失误造成客户流失是不值得的。因此，每接一个电话，都应该将对方看作自己的朋友和客户，态度恳切，言语中听，使对方乐于同你交谈。深圳口才学校小编举例：例如出现上边的情况时， 你确实不知经理的去向，则应向客户道歉，而且说出自己的姓名和职务:　　“抱歉，经理刚出去办事，我是赵秘书，需要替您向经理转达吗?”　　顾客自然会说道:　　“感谢您!请转告经理……”　　就算让别人等是无奈之举，也必须让他知道你并没有忽视他的存在。　　4.职场中接电话的技巧之四：不要对“不速之客”置之不理　　在打电话过程中，当你正和对方谈得投机时，这时突然有另一个电话打进来，该怎么办?既不能置之不理，只顾自己的事，又不能放下正在打的电话去接另一个，真是左右为难。那么，如何做才是比较好的呢?我们 来看看下面这个例子。　　业务员小马在电话与客户商谈事情，这时刚巧身边的另一个电话机响起来。旁边另一位同事见他正忙着，帮他接电话:“他正在打电话，脱不开身，请稍等!”　　说完就将电话放在一边，不管对方，干自己的事去了。顾客连声“喂、喂”，可小马正与客户谈到重要的关键时刻，无法立即挂断电话去接那一个，因此，客户对这样的做法很愤怒。　　使客人等很长时间是很不礼貌的，尤其是在事情忙的时候，往往忘了久等电话的对方，这不能不让客户生气。这种时候，小马即使再忙，也要和正在交谈的对方表明自己另有电话:“抱歉，我另有电话打进来，请您稍等一下好吗?”或“抱歉，我先挂断电话，待会再打给您好不好?”　　假如接的电话很重要，实在不能挂断，比较好拜托同事帮忙一下，同后打进来的电话说声对不起，请他等一会再打来。如果对方所要求的尚需要查阅资料，且对方之前已经等了一些时间，则应该在查阅的中途对对 方说:“真对不起，让你久等了!不过我还要花点时间查阅。您是否想再等一会儿，或待会我打给您呢?”这样你可以待对方回答后，然后再查阅资料。